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Accélérer la création de procédures et de formations avec l’intelligence artificielle
Ce guide est un complément du livre Efficace : Cultiver l’expertise interne en développant des champions.
La rapidité et l'efficacité sont des facteurs clés de succès des organisations.
L’expertise interne est une ressource précieuse, et sa gestion est devenue une priorité stratégique pour les organisations. Une documentation interne bien organisée et accessible à tous les employés peut accélérer l'apprentissage, optimiser les processus internes, réduire les erreurs et renforcer la compétitivité d’une entreprise.
L'intelligence artificielle (IA) offre une opportunité de transformer la manière dont nous créons cette documentation interne. L’utilisation de cet outil peut accélérer la création de procédures et de formations, ce qui simplifie la tâche pour tous les champions impliqués.
Ce guide pratique vise à explorer certaines fonctionnalités de l'IA qui peuvent devenir un atout précieux dans le processus de documentation des connaissances d'une entreprise. Nous explorerons quelques considérations à avoir avant d’utiliser l’IA, ainsi que des exemples de commandes que vous pouvez utiliser dans des outils tels que ChatGPT pour créer des procédures et des formations plus efficacement.
Avant d’utiliser l’intelligence artificielle pour documenter l’expertise interne
Comme pour n’importe quel outil dans une entreprise, l’implantation de systèmes d’IA devrait être encadrée afin de tenir compte de ses avantages, risques et limites. Il est de la responsabilité de chaque organisation de prendre connaissance de ces éléments et de mettre en place des stratégies pour diminuer les risques.
Les principaux avantages de l’intelligence artificielle
Lisibilité de la documentation
L’IA peut produire des contenus de haute qualité, clairs et précis. Elle adopte un style de rédaction qui rend la documentation facile à comprendre pour les employés, réduisant ainsi les erreurs potentielles.
Rapidité de la rédaction
L'automatisation de la création de documentation grâce à l'IA réduit le temps requis par les champions pour les tâches de rédaction et de mise à jour. Cela peut aussi se traduire par des économies de coûts significatives.
Adaptabilité du contenu
En spécifiant à l’IA un public ou des besoins spécifiques, elle peut produire de la documentation personnalisée pour différents départements, secteurs d’affaires, niveaux de compétence ou objectifs organisationnels.
Les principaux risques de l’intelligence artificielle
Exactitude du contenu
Il existe toujours un risque que le contenu généré par l’IA contienne des erreurs ou ne reflète pas correctement les besoins de l'entreprise, surtout si la commande reçue n’est pas suffisamment claire ou précise.
Sécurité des données
La documentation interne peut contenir des informations sensibles. L'utilisation de l'IA peut entraîner des préoccupations en matière de sécurité des données, notamment si elles sont exposées involontairement par le champion.
Dépendance technologique
Une dépendance excessive à l'IA peut rendre une entreprise vulnérable en cas de défaillance du système, de perte de compétences humaines ou de coûts d'exploitation élevés liés à la maintenance et à la mise à jour dudit système.
Recommandations pour l'utilisation de l'intelligence artificielle
L’intelligence artificielle ne devrait pas remplacer les champions; elle devrait seulement leur donner les moyens de mieux réaliser leur travail et d’atteindre plus rapidement les objectifs organisationnels fixés avec leurs gestionnaires.
Contrairement aux champions, l’IA s’appuie principalement sur les données publiques et n’est pas au courant des plus récents changements dans l’organisation, des noms des personnes responsables d’un processus ou des spécificités propres à la clientèle, par exemple.
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L’intelligence artificielle peut avoir du mal à saisir pleinement le contexte et les spécificités de l'entreprise, ce qui peut entraîner la production de documents qui manquent de pertinence ou d'applicabilité. Lorsque les champions rédigent une commande dans le système d’IA, ils devraient ajouter des informations pertinentes tel que le département, le secteur d’activité ou tout autre détail qui aidera à générer de la documentation plus précise et appropriée.
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L'IA peut générer du contenu basé sur des modèles existants, mais elle peut avoir du mal à innover ou à créer des solutions créatives. Cela peut être un défi pour les champions cherchant à améliorer des processus existants. L’organisation devrait proposer des activités de développement de compétence auprès des champions qui encouragent l’innovation et la créativité. Ils pourront ensuite utiliser l’intelligence artificielle pour poursuivre cette exploration.
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Malgré son adaptabilité, l'intelligence artificielle peut avoir du mal à fournir une personnalisation profonde et à répondre aux besoins très spécifiques de chaque employé ou de chaque département. Elle nécessite une supervision par les champions pour garantir la qualité du contenu et pour s'assurer qu'il répond correctement aux exigences de l'entreprise. Incitez les champions à lire et relire tout le contenu produit par l’IA afin d’éviter les erreurs.
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La documentation interne couvre bien plus que les procédures et les formations plus génériques que l’IA peut produire; elle doit surtout refléter la réalité de l’organisation et l’expérience de ses employés. Les champions devraient ajouter des exemples concrets, des captures d'écran et des témoignages pour les employés qui utiliseront la documentation. L’intelligence artificielle les aidera notamment à structurer leurs idées et établir la base de leur contenu. Voyons maintenant quelques exemples.
Commandes d’IA pour la rédaction de procédures
Si vous n’avez pas déjà un processus existant ou constant dans l’exécution d’une tâche, il pourrait être embêtant de rédiger une procédure sur ce sujet. Il vous faut déjà réfléchir à tout ce qui doit être complété et comment présenter cette information d’une façon efficace pour toute l’équipe.
Variables d’une procédure
Titre de la procédure
Quel est le titre de la procédure? Il devrait être très spécifique. Ex : Prise de rendez-vous pour un nouveau patient
Audience
À qui s’adresse votre procédure? Nommez le poste, l’industrie, ou toute autre information qui aidera l’IA à mieux comprendre le contexte des apprenants. Ex : Réceptionnistes d'une clinique d'optométrie
Contenu de la procédure
Une fois que vous avez rédigé votre procédure (avec ou sans l’IA), vous pouvez copier le contenu directement pour certaines des commandes suivantes.
Commandes de procédures à copier-coller
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L’intelligence artificielle peut faciliter la rédaction d’une base à votre procédure en détaillant les sous-tâches dans chaque étape à suivre.
Génère une procédure sur [titre de la procédure] pour [audience].
Évidemment, l’IA n’a pas le contexte de votre organisation, donc il restera du travail à faire à ce niveau. Vous pourrez ensuite aller plus en profondeur dans certaines étapes et insérer des captures d’écran ou des ressources supplémentaires, au besoin.
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Pour améliorer la qualité de la procédure créée, vous pouvez aussi demander à l’IA de réviser le texte. Elle pourra corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, mais également adapter le langage pour qu’il soit plus clair et facile à comprendre.
Révise la procédure sur [titre de la procédure] pour [audience] afin de clarifier les idées et améliorer la qualité du texte : [contenu de la procédure]
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Dans le but d'avoir un résumé simple que les employés peuvent utiliser au quotidien, l’IA peut générer une liste de vérification basée sur la procédure complète.
Crée une liste de vérification (checklist) qui sert d’aide-mémoire pour [audience] à partir de la procédure suivante : [contenu de la procédure]
Vous pouvez par ailleurs faire cet exercice à partir du contenu d’une formation ou d’une leçon, afin d’insérer des aides mémoires dans le plan de formation.
Commandes d’IA pour la création de formations
Si la rédaction de procédures peut sembler plus accessible aux champions, la création de formation est souvent un peu plus intimidante. En effet, c’est un type de contenu qui requiert un peu plus de travail de préparation en plus de la présentation de ladite formation, qu’elle soit donnée en personne ou en ligne.
Variables d’une formation
Sujet
Quel est le sujet de la formation? Soyez spécifique pour avoir un plan qui répond le mieux possible à vos besoins. Ex : Service à la clientèle
Audience
À qui s’adresse votre formation? Nommez le poste, l’industrie, ou toute autre information qui aidera l’IA à mieux comprendre le contexte des apprenants. Ex : Réceptionnistes d'une clinique d'optométrie
Type de leçon
Afin de créer du contenu plus adapté, précisez le format dans lequel vous prévoyez présenter ledit contenu (vidéo, texte continu, points de forme, webinaire, etc.)
Titre de module
Une fois que vous avez bâti votre plan de formation (avec ou sans l’IA), vous pouvez copier les titres de modules directement pour certaines des commandes suivantes. Ex : Gestion des situations particulières
Titre de leçon
Une fois que vous avez bâti votre plan de formation (avec ou sans l’IA), vous pouvez copier les titres de leçons directement pour certaines des commandes suivantes. Rappelez-vous qu’un module peut contenir plusieurs leçons. Ex : Communication téléphonique professionnelle
Commandes de formations à copier-coller
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Partir d’un sujet de formation et le segmenter en modules et en leçons peut sembler complexe. Il est important que la structure du plan de formation présente le contenu dans un ordre logique qui favorisera le développement de compétences chez les employés qui y participent.
Génère un plan de formation sur [sujet] pour [audience].
L’intelligence artificielle peut vous aider à créer une première version de ce plan de formation, que vous pourrez ensuite adapter à la réalité de votre entreprise. Vous pourriez également y ajouter des activités complémentaires, comme des exemples, de la documentation existante ou des séances de pratique, pour personnaliser encore plus le contenu.
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Passer d’une idée ou d’un titre de leçon à un texte complet et clair requiert une certaine aisance avec la rédaction, ce qui n’est pas le cas pour tous les employés. Pour éviter le syndrome de la page blanche, il est souvent plus facile de commencer avec une base et de l’améliorer. L’intelligence artificielle peut générer un texte assez complet si elle reçoit suffisamment de contexte sur l’utilisation de ce texte.
Rédige un texte pour la leçon [titre de la leçon] qui fait partie de la formation [sujet] pour [audience]. La leçon sera présentée sous forme de [type].
N’hésitez pas à ajouter des spécifications, comme la durée du contenu (pour les présentations et les vidéos) et le langage (professionnel, familier, tutoiement, vouvoiement, etc.). Ceci permettra d’avoir un contenu plus uniforme dans l’ensemble de votre formation.
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L’IA peut adapter un même texte à différentes situations, permettant ainsi de créer une version pour la lecture ou une version pour un script de vidéo. Réutilisez un contenu existant (document, texte, etc.) et copiez-le dans ChatGPT pour qu’il le transforme sans en perdre l’essence.
Adapte le texte suivant, tiré de la leçon [titre de la leçon], pour le présenter sous forme de [type] : [contenu de la leçon]
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Vous manquez d’inspiration pour débuter et conclure votre formation? C’est exactement le type de situation dans laquelle l’IA peut aider. Encore une fois, un maximum de détails et de contexte contribueront à améliorer la qualité des résultats suggérés.
Rédige l’introduction et la conclusion de la formation [sujet] pour [audience] dont les titres de modules sont les suivants : [liste des titres de modules].
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Trouver les bonnes questions à poser aux employés pour vérifier leur compréhension de la formation n’est pas toujours une tâche évidente. Un quiz ou un examen doit s’appuyer sur le contenu des leçons précédentes et utiliser les mêmes termes ou expressions pour encourager la rétention d’information. L’intelligence artificielle peut vous aider à générer des questions inspirées par votre contenu, et même vous suggérer des choix de réponse.
Génère un quiz de [nombre] questions à choix multiples et la liste des bonnes réponses en te basant sur le contenu du module [titre du module], dans le contexte de la formation sur [sujet] pour [audience].
Si vous avez accès au contenu des leçons dans le module (les textes), vous pourriez également utiliser la commande suivante et obtenir un résultat encore plus précis :
Génère un quiz de [nombre] questions à choix multiples et la liste des bonnes réponses en te basant sur le contenu du module suivant : [contenu des leçons dans le module].
Vous devrez évidemment vérifier la justesse des réponses fournies, car il se peut que l’IA n’ait pas bien compris votre contenu. Vous pouvez également spécifier un niveau de difficulté si vous trouvez que les réponses générées sont trop simples ou trop complexes.
C’est à vous de jouer !
Nous avons exploré en détail comment l'IA peut accélérer la manière dont vous créez, gérez et partagez vos informations internes. Vous avez maintenant une meilleure compréhension des avantages, des risques et des limites de cette technologie.
De la création de procédures et de plans de formation à la rédaction de textes et de scripts, en passant par la génération de quiz, vous avez découvert comment l'IA peut faciliter le travail des champions. De plus, les commandes supplémentaires que nous avons abordées, telles que la rédaction d'introductions et de conclusions de formation, la révision de procédures existantes pour les améliorer, ou la création de listes de vérification sur mesure, démontrent encore plus la polyvalence de l'IA dans le domaine de la gestion des connaissances.
N'oubliez pas d'ajuster ces commandes en fonction de vos besoins spécifiques, en précisant les détails pertinents qui amélioreront la qualité de la documentation produite dans le cadre de votre organisation. Ces exemples de commandes devraient vous aider à communiquer efficacement avec ChatGPT pour accomplir les tâches que vous avez décrites.
J’espère que ce guide vous a fourni les connaissances nécessaires pour explorer et exploiter l'IA dans le domaine de la documentation interne. Continuez à explorer et à expérimenter pour intégrer efficacement l'IA dans votre flux de travail. En mixant l’intelligence artificielle aux outils présentés dans le livre Efficace, votre équipe de champions des connaissances sera bien équipée pour documenter l’expertise interne !
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